21 سر إذا طبقتها ستكون ناجحا وثريا – الجزء الأول

هل أنت إنسان ناجح أم فاشل؟ ستجد الجواب عندما تقرأ هذا المقال.
سنعرض عليك 21 خطوة لتنظيم الوقت يجب عليك أن تعرفها وتعمل بها. إذا كنت تعمل بها من قبل فأنت حتما إنسان ناجح في حياتك وينتظرك المزيد من التألق. إذا لم تكن تعمل بها فعليك أن تبدأ الآن الآن الآن !
عندما تطبِّق ما جاء في هذا المقال سوف تلاحظ فرقا شاسعا بين حياتك الماضية والتي كان وقتك فيها يضيع بشكل أو بآخر وبين حياتك الجديدة الأكثر تنظيما حيث يُعطى للوقت ما يستحقه من أهمية وقيمة. سوف تعيش إحساسا رائعا بالحياة وتطوير الذات والنجاح الذي يبدأ من لحظة قرارك وحماسك للتغيير.

الوقت غالِِ جدًّا ولا يُقدَّر بثمن، فهو جزء من عمرك وحياتك يمضي ولا يمكن استرجاعه أبدا. لكن يمكن استغلاله واستثماره بطرق أفضل. كلما كان استعمال الوقت ناجعًا كلما كانت النتيجة أفضل والحياة أسهل.

“الوقت هو أندر الموارد ، إذا لم تتمكن من إدارته فلن تتمكن من إدارة أي شيء آخر.” بيتر دراكر

سيساعدك هذا المقال في الإجابة على العديد من الأسئلة مثل: كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولاً لحياتي اليومية ؟ كيفيه تنظيم الوقت ، حل مشكلة عدم تنظيم الوقت …

إليك 21 خطوة أساسية عن إدارة الوقت ستمكنك من الزيادة في إنتاجيتك الشخصية بمقدار ساعة إلى ثلاث ساعات يوميا، ستمكِّنُك من زيادة دخلك او الترقي في المناصب، الحصول على المزيد من الرضى عن حياتك وعيشتك بل يمكن حتى الزيادة في معدل عمرك:

1- وضع لائحة الأهداف:

هي الفكرة الأساسية والأهم في إدارة الوقت، وهي التي تدور حولها عجلة الحياة، هي أساس النجاح. السؤال المطروح إذن هو: ما هي أهدافك ؟ ما الذي تريد أن تصبح عليه أو أن تحققه في مستقبلك القريب وكذا على المدى البعيد ؟
اعلم أن الـ 3 في المائة من الناس فقط، وهم الناجحين، لديهم أهداف واضحة ويعرفونها ويعملون من أجل تحقيقها. فهل أنت منهم ؟
البقية (97 في المائة) لديهم أهداف غير واضحة ومبهمة أو ليس لديهم أي هدف.
إن كنت من هؤلاء فأنقذ نفسك الآن. اسأل نفسك وأجب على الأسئلة التالية: من أكون ومن أنا؟ إلى أين أنا ذاهب؟ ما الذي أريد تحقيقه؟
هناك أهداف تتعلق بشخصك أنت وعائلتك: ما الذي تريد أن تفعله لنفسك وأهلك؟ قم بكتابة هذه الأهداف
هناك أهداف عملية، مالية ومادية: ما الذي تريد أن تحققه خارج دائرة الأهل والعائلة أي في العالم الخارجي وبماذا ستساهم ؟
هناك أهدافٌ تتعلق بالتطوير الذاتي و الشخصي: تطوير الذات والرقي بها إلى مستويات أفضل هي من أهم مفاتيح النجاح وتحقيق باقي الأهداف.

مازلت تجد صعوبة في تحديد أهدافك؟ الآن لكي أسهل عليك الأمر، سأطرح عليك هذه الأسئلة:

1. لو ربحت اليوم مليون دولار، فماذا تريد أن تكون وعلى ماذا تريد أن تحصل؟ وماذا ستفعل؟ لديك كل الوقت وكل الحرية لتختار وتقرر ما تريد فعله.
2. لو كانت أمامك 6 أشهر فقط قبل أن تموت، ماذا ستفعل؟ ما الذي ستتوقف عن فعله؟ مع من ستقضي وقتك؟ – الجواب بصدق على هذا السؤال مهم جدا لأنه سيحدد أهم الأمور التي تقدرها حقًّا والتي تتعلق أحيانا بأسمى مبادئك وأخلاقك. قد تكون أهدافا مهمة جدا لم تكن تعرف أنها كذلك. اعلم أن بلوغ الرضى والسعادة يأتي عندما تتوافق أهدافك وأفعالك مع قيمك و أسمى مبادئك ومع ما تؤمن بأنه من أولوياتك وبأنه من أهم أمور حياتك.
3. ما هو أعظم حلم لك تريده أن يتحقق إذا كنت تعلم علم اليقين بأنك معصوم من الفشل؟ بصيغة أخرى إذا كان بإمكانك تحقيق كل ما تريد، ما هو أعظم شيء ستقوم بتحقيقه؟ مثل الذي قبله، الجواب على هذا السؤال كذلك، قد يحدد (أحيانا) الهدفَ الذي ترى نفسك خُلِقْتَ من أجله.

أرجوك توقف قليلا وخذ قلما ثم دَوِّن إجاباتك (أهدافك) وبعدها أكمل قراءة المقال.
الأهداف يجب أن تكون مكتوبة. يجب أن تكتبها وتُـعيد كتابتها وتُعيد صياغتها. يجب أن تعرفها وتعيد تعريفها. فالأشخاص الناجحين في شتى المجالات لديهم أهداف واضحة ومكتوبة، ومعظمهم يحملها معه في محفظته أو مذكرته.

فضلا لا تنتقل إلى الفكرة الثانية حتى تنتهي من تدوين أهدافك. يمكنك مراجعتها لاحقا.

2-التخطيط أو خطط العمل:

السبب الرئيسي في الفشل يكون بسبب العشوائية وعدم التخطيط. عندما تُقْدِمُ على الفعل دون وضع خطة فأنت ترتجل فقط. والإرتجال يجعلك معرضا أكثر للأخطاء ويَحُدُّ من نجاحك ومردوديتك وقد يتسبب لك في الإحباط، التوتر، الضغط، ضياع الوقت، الاحساس بالفشل أو النقص…

لهذا فإن وضع “خطة عمل” او خطة الأفعال المنظَّمة هي الحل الأمثل لبلوغ أي هدف. ببساطة خطة العمل هي أن تحدد كل الخطوات اللازمة لبلوغ هدفك. أولا اختر الهدف، ثانيا اكتب الخطوات التي يجب اتباعها خطوةً خطوة. افعل هذا مع جميع أهدافك، ثم خذ كل هذه الخطط وكل هذه الخطوات وادمجها معا في خطة واحدة يمكنك القيام بها يوميا. يجب أن تقرر ما الخطوة التي ستقوم بها أولا وما الخطوة التي تليها، ما الأهم وما الأقل أهمية وما الذي يأتي بعده.
القدرة على وضع خطط العمل سر من أسرار النجاح.
كن على يقين أنك إذا واضبت على التخطيط والتنظيم وتحسين خطط عملك ومراجعتها وتصحيحها ليل نهار وتعديلها والتفكير فيما يجب انجازه أولا وما يمكن تأخيره من أجل انجاز الأهم منه… فسوف تتطور قدرتك على التخطيط بسرعة فائقة و مع التنفيذ سوف تتمكن خلال عام من تحقيق ما يتطلب تحقيقه للآخرين عشرة أعوام أو عمرا كاملا وقد لا يحققه أناس آخرون أبدا.

هنا سيتَّضح أن الأمر لا يتعلَّق تماما بذكائك ولا بتعليمك الذي تلقيته في المدرسة، علما أن أكثر من نصف المتعلمين في المدرسة يعملون غالبا لدى أشخاص لم يُنهوا حتى تعليمهم الثانوي.
“إذا لم تكن تملك خططا وأهدافا واضحة لحياتك فسوف تعمل لدى أولئك الذين لديهم أهداف محددة وواضحة.”
الأمر بسيط:

“إما أن تعمل لتحقيق أهدافك أو تعمل لتحقيق أهداف الآخرين.”

القرار يعود لك !

3- العمل بالقائمة To Do List

كما قلنا سابقا، خُذ الهدف المنشود وقم بتحليله، استخرج الخطوات اللازم انجازها من أجل بلوغه ثم قم بوضع قائمة بتلك الخطوات.

تقول الدراسات أنك إذا وضعت لائحة المهمات قبل إنجاز أي عمل فإن انتاجيتك ستتحسن على الفور بمقدار 25 في المائة!
العمل بدون قائمة يشبه السياقة بدون مِقود وسط الطريق، كل ما تصطدم به يُوجِّهُك في اتجاه آخر، يمينا ويسارا، وكل اصطدام يخلف أضرارا ويُضيِّعُ فرصًا… أما العمل باستعمال القائمة فهو يشبه القيادة الصحيحة وتوجيه السيارة بالمِقْود نحو الطريق الصحيح مع تجنب العوائق والحُفَر. كذلك، فالقائمة تُبيِّن لك الطريق الذي يجب أن تسلكه من أجل بلوغ الهدف المنشود.
العمل بالقائمة يعطيك تحليلا واضحا لحالتك ويبين لك أين أنت وأين تتواجد وكم المسافة التي تفصلك عن بلوغ هدفك.

متى نضع القائمة؟

• أ- في نهاية الأسبوع أو في أي يوم عطلة أسبوعي نقوم بإعداد قائمة المهمات التي يجب انجازها خلال الأسبوع الموالي.
• ب- في كل ليلة نقوم بإعداد قائمة المهمات التي يجب إتمامها في اليوم الموالي. يجب عدم التقليل من أهمية هذا الأمر والإلتزام به وكذلك بتنفيذ المهمات التي أدرجتها في القائمة. اعداد القائمة في كل ليلة يُمَكِّنُ عقلك اللاواعي من العمل على هذه القائمة انطلاقا من ذلك الحين حتى وأنت نائم. وأثناء ذلك سَيَـحُلُّ بعض المشاكل وقد يأتيك بأفكار جديدة وحلولٍ لم تكن تتصورها. عندما تستيقظ ستجد لديك أفكارا جيدة وحلولا ناجعة وسوف تتحسن مردوديتك، انتاجيتك ونفسيتك…

عندما تضع علامة على المهمات التي قمت بإنجازها فإنك تحصل على حِسِّ الإنجاز (هذا الاحساس يُحْرَمُ منه كل من يعمل بعشوائية). تذكَّر أن كل علامة على مَهمَّة مُنجَزة تزيد تدريجيا من رضاك عن نفسك وعملك وبالتالي تزيد من سعادتك. وقد قيل أن السعادة هي الإدراك التصاعدي للمثالية.
والحياة الناجحة هي سلسلة من الأيام الناجحة، واليوم الناجح هو مجموعة من الخطوات الناجحة أي قائمة ناجحة.

4- تحديد الأولويات

تحديد الأهم والمهم والأقل أهمية والغير مهم أمرٌ لا بد منه لمن أراد أن يستفيد من وقته ويزيد من انتاجيته.
حسب ما يُسمى قانون باريتو نسبة إلى عالم الإقتصاد الإيطالي (Vilfredo Pareto) أو ما يُطلَقُ عليه قانون 20-80، فإنَّ 80 في المائة من الوقائع هي حصيلة 20 في المائة من الأسباب.
أي أن 80% من قيمة ما تفعله قد يتم احتوائه أو يعتمد على 20% فقط من الأشياء التي تفعلها.
لنشرحها بطريقة أخرى: إذا وضعت قائمة بعشر مهمات يجب انجازها في اليوم، ستجد أن مهمتين منهن فقط تساوي قيمة المهمات التمانية الباقية مُجتمعةً.
وهذا هو ما سوف يحدد كفائتك. قد تجد في محيطك أناسا ناجحين أو أغنياء تظن أنهم يعملون ليل نهار وأنهم لا يجدون الوقت الكافي للراحة والعائلة والرياضة… وتتعجب عندما تجد أنهم لا يتعبون كثيراً ولكن يستمتعون بوقتهم سواء في العمل أو الرياضة او مع العائلة ومع ذلك ينجزون أعمالهم.
السؤال الذي يجب طرحه عندما تبدأ نهارك وأنت تنظر لقائمة المهمات التي تريد انجازها هو: ما هو الاستخدام الأمثل لوقتك والأكثر قيمةً الآن؟
أنا على يقين أن وقوفك للحظة ومحاولة تنظيم أمور حياتك اليومية واستخدام وقتك بشكل قَيِّم لهو أمرٌ كافٍ لزيادة انتاجيتك وأدائك وأرباحك وفعَّاليتك بنسبة 10 في المائة إلى 20 إلى 30 إلى 40 في المائة وربما أكثر من ذلك.
اذن، في بداية اليوم، يجب أن تقوم بتقييم المهمات التي تنتظرك. خُذ القائمة التي أعددتها بالليلة الماضية وراجع المهمات حسب الأولوية. توقف عند المهمات التي اخترت أنها ذات أولوية وراجعها: هل هذه المهمة أو هذا الفعل هو الشيء الأهَمُّ الذي يمكن أن أفعله؟ هل سأنال من القيام بها أجرا أو فائدةً أكثر من غيرها؟ هل هذا الفعل يستحق أن أُخصِّصَ له وقتي وجُزْءًا من عمري؟
التقييم مهم جدا لتحديد الأولويات، وأسهل طريقة للتقييم هي طرح هذا السؤال: ما هو تأثير إنجاز هذه المهمة على مستقبلي؟ لأن التأثير المستقبلي أو ما نسميه بالعواقب أو النتائج هو مفتاح التقييم.
أكثر الناس يُضَيِّعُون 80 في المائة من وقتهم في التعامل مع مشاكل الماضي ويُخصِّصون فقط 20 في المائة في التعامل مع فُرَص المستقبل. عكس الناجحين الذين دوما ما يتسائلون: ما هو أثر هذا الشيء او هذا الفعل على المستقبل؟
المهام الأكثر أهمية هي التي يكون لها دائما تأثير على المستقبل، أما المهام غير الهامة فتأثيرها لا يتجاوز الحاضر.
لهذا لا تتوقف عن التساؤل: ما هو الاستخدام الأكثر قيمة لوقتي الآن والذي سينفعني في المستقبل؟

تحديد الأولويات يجب أن يُطبَّق على لائحة الأهداف وأيضا على لائحة الخطوات والمهمات اليومية.

5-التركيز

يجب أن تتعلم التركيز لأنه من مفاتيح النجاح. ومن المستحيل أن تنجز شيئا ذا قيمة إذا لم يكن باستطاعتك التركيز والبقاء معه حتى يكتمل.
وقد أظهرت الدراسات أنك إذا بدأت مهمة ثم وضعتها جانبا قبل إنهائها ثم عدت إليها لاحقا ثم وضعتها جانبا مرة أخرى…. فإنك ستحتاج حوالي 500 في المائة من الوقت اللازم لإنهائها !!! أي أن ما يتطلب إنجازه ساعتين مع التركيز سيتطلب عشر ساعات إذا غاب التركيز وغابت الاستمرارية.

آليك ماكينزي، خبير إدارة الوقت، يسمي هذا بـ “التعامل الفردي”. عندما تكون قائمتك مُهَيَّأة وقد حددت المهمات ذات الأولوية وعزمت بإصرار على أن تكون انسانا ناجحا، تبدأ القيام بالمهمة الأولى و تبقى معها حتى تكتمل، آنذاك سيعتريك إحساس رائع بالنجاح، احساس بالطاقة والحماس و الثقة بالنفس. ثم تنتقل للمهة التي بعدها ثم التي تليها… عند انهاء كل مهمة ستُحِسُّ مرة أخرى بالنجاح والرضى واحترام الذات.
بعض المهمات تتطلب وقتا كثيرا، وقد تتسائل: “إذا بقيت أعمل على هذه المهمة لوحدها فلن انجز أي شيء آخر”، أجيبك بما يلي: لا يهم، لأن هذه المَهَمَّة ولو كانت ستأخذ منك وقتا أكبر فهي أهم شيء ستقوم به والأكثر قيمةً والذي سيعود لك بالفضل على مستقبلك. أما إذا استنفذت وقتك في العمل على أشياء غير مُهمة وقليلة الأولوية فإنك، حتى لو أنجزتها بشكل رائع، لن تحصل على المقابل ولن تحصل على الرضى ولا على الحماسة والطاقة ولا على احساس النجاح لأنها أمور غير هامة. ولا داعي حتى من التركيز في انجازها، فالشيء الذي لا يستحق أن نقوم به، لا يستحق كذلك أن نقوم به بشكل صحيح.
تذكر أن الناس في العمل تعاني من الضغط والتوثر والغضب والقلق بسبب العمل بجد واجتهاد على الكثير من الأعمال الغير مُهمة. وأسوأ شيء هو أن تقوم بشكل جيد بأشياء لست في حاجة إليها.

تلخيص: اختر أهدافك المستقبلية، قم بتحديد الأولويات، اختر النشاطات والمهمات اللازمة لبلوغ أهدافك، حدد الأولويات، قم بجدولتها، قم بالتطبيق، ركِّز لتربح الوقت والجهد.

6- المواعد النهائية والتحفيز بالمكافآت

اكتشف علماء النفس أن 85% من الأسباب التي تدفع المرء للقيام بشيء ما هي النتائج المُتَوقَّع حدوثها. هذا يعني أنه كلما كانت النتائج المتوقعة مرغوبة ومحبوبة كلما كانت نسبة التحفيز على القيام بالعمل كبيرة وقوية.
الحيلة إذن هي وضع مكافأة لنفسك لا تحصل عليها إلا بعد إتمام المهمة. ليس من الضروري تخصيص مكافأة باهضة أو مكافأة لكل مهمة، ولكن يمكن استعمال وسائل عادية جدا. أبسط مثال هو القهوة أو الشاي. تمنع نفسك من رشفة من الكأس الموضوع أمامك حتى تُنهي ما بيدك من العمل، آنذاك تأخذ الكاس وتشرب منه كجزاء على تركيزك في عملك. ثم تستأنف المهمة الموالية. يمكنك الرفع من مستوى مكافأة النفس بتحديد الوقت اللازم لإنهاء العمل و أن تتحدى نفسك بنفسك. إذا أنهيت العمل قبل الموعد النهائي المحدد فلك الحق أن تستمتع بالمكافأة.
ضع المكافأة أو الجائزة الملائمة في الوقت الملائم. يمكن أن تضع لكل مهمة مكافأة، لكل قائمة، لكل هدف… في نهاية الأسبوع يمكن أن تكافأ نفسك برحلة أو خرجة إلى الطبيعة أو البحر مع أهلك أو أصدقائك أو مع كتابك.
من المهم جدا أن تحدد المواعد النهائية للمهمات الواجب القيام بها، مع مراعاة الوقت اللازم لكل مهمة على حدة، ثم حاول دائما اتمامها قبل الموعد النهائي.

وَضْعُ المواعد النهائية نوع من التحفيز واجبار النفس على التركيز والعمل. ولا يخفى على أحد أن النفس تحب الأمور السهلة والكسل والراحة. لذا يلزم التحايل عليها وامدادها بالتحفيز والمكافأة وأحيانا بالدفع اجبارا مثل أن تُخْبِرَ الناس حولك أو تعطي وعدا لرئيسك في العمل أنك سوف تقوم بالمهمة وأنك سوف تنهيها في الوقت (الموعد النهائي). هذا ما يسمى بنظام الإجبار، وهو الدواء الناجع الذي سيمنعك من السقوط في فخ “قانون باركنسون” الذي يقول: “العمل يتمدد ليملأ الوقت المحدد لإنجازه”
“work expands so as to fill the time available for its completion”.
أي أنه إذا كان لديك عمل يمكن انجازه في ساعة ولديك 4 ساعات من الوقت، فإن العمل سيتمدد ليشغل الأربع ساعات كلها. قانون باركنسون يقول كذلك أن العمل بإمكانه أيضا أن يتقلص ليملأ الوقت الضيق الذي خُصِّصَ له. أي أن نفس العمل الذي سيتطلب منك ساعة للقيام به، وبسبب ظرف طارئ، تحتاج لإنجازه في نصف ساعة فقط، فإنك فعلا سوف تنهيه في نصف ساعة.

الأشخاص الناجحون من ذوي الكفاءات العالية لا يستغنون عن جدول تنظيم الوقت و يضعون دوما مواعيد نهائية صارمة لمهماتهم، لتجدهم ينجزون أعمالا كثيرة ومُهمَّة في وقت قليل بدل انجاز مهمات قليلة أو غير مهمة في وقت طويل.

7-سجل الوقت

أين يذهب كل وقتك؟ إذا أجبتني: على مواقع التواصل الاجتماعي ومواقع الفيديوهات والأفلام.. فإني أشفق عليك وأرجو أن تنقذ نفسك. أغلب الناس لا يعرفون أين يذهب وقتهم وكيف يضيع من بين أيديهم، فتجدهم يلومون الوقت نفسه بأنه لم تعد فيه بركة وما إلى ذلك من الأعذار الغير منطقية !
في المقابل، كل الأشخاص الفعالين والناجحين يعرفون تماما أين يذهب وقتهم، بل أكثر من ذلك، هم يقررون أن يجب أن يذهب وقتهم ويملكون الصلاحية الكاملة على تقسيم أوقاتهم ما بين العمل والعائلة والتعلم والرياضة وما إلى ذلك من الأمور المهمة في الحياة.
كلما كنت أكثر فعالية وأكثر أهمية كلما كنت أكثر نجاحاً، وكلما كنت أكثر نجاحا كلما قمت بقياس وقتك بالدقائق. أغلب الناس يقيسون أوقاتهم بالساعات ومنهم من يقيسها بالأيام والأسابيع. الشخص العادي يقسم يومه على شكل “الصباح، بعد الظهيرة، المساء”. كلما قل نجاح المرء كلما كان مقياسه للوقت أطول وأهميته أقل، وكلما كان المرء ناجحا كلما كان مقياسه للوقت أقصر وأهمية الوقت لديه أكبر وينفق منه بحرص.
أغلب الناس لا يعون كيف ينفقون وقتهم، يظن البعض منهم أنهم يقضون وقتا طويلا في الإجتماعات ولكن في الحقيقة يقضون الوقت في الاجتماعيَّات والمحادثات العقيمة. يظن آخرون أنهم يقضون أوقاتهم في العمل ولكن في الحقيقة يمضون جل وقتهم في التكلم عبر الهاتف أو في تصفح مواقع الأخبار والفضائح وأخبار النجوم ووصفات الطبخ… يظنون أنهم يقضون الوقت الطويل في أعمال مهمة في حين أنهم يمضون وقتهم في إضاعة الوقت.
الطريقة الناجعة لتصحيح الأمر هي استعمال سجل الوقت وتتبع الأمور التي تقضي فيها وقتك. يمكن أن تستعمل ورقة أو هاتفك وكلما أُتيحت لك الفرصة تتفقد الساعة ثم تدون ما كنت تفعله. بطبيعة الحال لن تفعل هذا إلى الأبد، لكن من الضروري أن تستعمل سجل الوقت بطريقة أو بأخرى لكي تقوم لاحقا بتحليل الأمور التي تستهلك وقتك و تتخذ القرارات الصائبة لتصحيح سلوكياتك من أجل ربح وقت أكثر. يمكن أن تستأجر شخصا ليراقب ويسجل ما تفعله كل ساعة، هذا ما يمكن أن تقوم به السكريتيرة مثلاً.

أثناء تحليل سجل الوقت، ينبغي أن تتسائل : كيف يتماشى إنفاق وقتي مع أهدافي وأولوياتي ؟
ستجد أنك إذا لم تنفق الوقت في الأشياء المهمة ستشعر بالإحباط والتوتر. هكذا سوف تقوم بتصحيح سلوكياتك. وهذا هو الهدف من استعمال السجل الزمني. كما أنه سيمكنك من تقييم انضباطك وضبط نفسك. واصل مراقبة انفاقك للوقت، حلل، نَقِّح وعدِّل جدولة المهام، وسوف تجد أنك على الطريق الصحيح وإلا فسوف تنجر وراء هوى النفس وتعود لما عليه باقي الناس.

8- التسويف الإيجابي

هناك تسويف إيجابي وتسويف سلبي. الناجحون يستعملون التسويف الإيجابي وباقي الناس يميلون إلى تسويف الأمور المهمة والتي تتطلب الجهد والعمل.
التسويف الايجابي هو أن تقوم بتسويف القيام بالاشياء ذات الاولوية القليلة. انت حين تقوم بتسويف المهمات التي لا تساهم بشكل كبير في اهدافك الرئيسية فهذا يعني اعطاء الوقت اهميته بانجاز المهمات ذات الاولوية الكبرى.
المهمات اما ان تكون مستعجلة ويجب القيام بها الان ، او هامة مما يعني انه ليس من الضروري القيام بها الان لكن لديها تأثير قوي على مستقبلك.
اغلب الناس لديهم نزعة للقيام بالاشياء المستعجلة بدل القيام بالاشياء الهامة. الاشياء المهمة التي يجب القيام بها نادرا ما تكون مستعجلة، اما الاشياء المستعجلة فهي نادرا ما تكون هامة.

كيف نتغلب على التسويف السلبي؟
بطريقة بسيطة للغاية قام بتطويرها “و. كلايمتستون” حين كان شابا وقد انتهى به الأمر ببناء ثروة من ملايين الدولارات، هذه الطريقة مشهورة جدا “Do it now”
في كل صباح، بعد أن تستيقظ، قل لنفسك : “افعلها الآن ، افعلها الآن ، افعلها الآن”
وكلما كان لديك تلك النزعة للتسويف قُم ببرمجة عقلك اللاواعي بتلك الكلمات السحرية ” افعلها الآن !”. من الأفضل تطوير حس من العجلة لأنه مفتاح التغلب على التسويف. كن من ذلك النوع الذي يؤدي العمل بسرعة. قُم بتجزئة المهمة إلى أجزاء صغيرة، وأنجز كل جزء تلو الآخر. مثل الخبز، فأنت لن تستطيع أكل خبزة كاملة مرة واحدة لكنك تستطيع أكلها جزءا فجزء.
هل تعلم أن أقل من 3% من البشر هم من لديهم هذا الحس من العجلة، وأنه ليس هناك مثال لشخص ناجح في العالم لا يمتلك حس العجلة.
في إحدى الدراسات التي تم تم اجراؤها على أكثر من 100 مسؤول من كبار المسؤولين التنفيذيين طُرح عليهم السؤال التالي: ما هي الصفات التي تجعل شخصا ما على الطريق السريع نحو القمة في وظيفتكم؟ استنتجت الدراسة أن الصفتين الأكثر أهمية هي: القدرة على تحديد الأولويات و القدرة على انجاز الأعمال بسرعة.
إذا كانت فيك هاتين الصفتين فأنت انسان متميز عن بقية الذين تعمل معهم.

9- التفويض

قم بتفويض كل ما تستطيع. لا تعمل لوحدك، بل اعط المهام للآخرين كي يقوموا بها مكانك ولكي تستطيع استغلال الوقت في أمور أهم. التفويض يوفر لك الوقت ويضمن لك التركيز في الأهم والسرعة في الانجاز.
لا تضيع وقتك في ايصال الملابس إلى المصبنة ولا في تنظيف سيارتك أو منزلك… لا تهدر وقتك في فعل أمور يمكن تأجير شخص آخر للقيام بها مكانك مقابل أجر زهيد، واهتم بأولوياتك الأكثر قيمة والتي ستعود عليك بربح كبير.
باختصار، إذا لم يَكُن باستطاعتك تفويض المهام وجعل الأشخاص يقومون بأمور ذات أولوية ضعيفة من أجلك ، فلن تتمكن من التطور والتقدم نحو نجاح أكبر. إذا كان الأشخاص الذين فوَّضت لهم القيام بالمهام من أجلك لا يقومون بها أو ينجزونها بالطريقة الخاطئة فهذا لسبب واحد.
التفويض يحتاج شيئا واحدا: الوضوح.
إذن قبل التفويض، قم بما يلي: – اختر المهمة التي تريد تفوضها ودونها. – اختر الشخص المناسب لفعلها. – حدد بوضوح ما تريد أن يتم إنجازه ومتى تريد ذلك – تحقق من سير المهمة، راجعها مع الشخص الذي يقوم بها، تفحص، صحح وابق متواصلا للتأكد من انجازها في الوقت المحدد وبالطريقة الصحيحة. ثم لا تفترض أن المهمة سيتم انجازها دائما الوقت الذي حددته، ولا تبني على ذلك سير العمل حتى تتأكد من انجاز المهمة. لأن الإفتراض هو السبب الرئيسي لكل أنواع الفشل.

10- المقابلات

المقابلات والإجتماعات جزء هام من حياة البشر. ومعلوم أننا نقضي حوالي 75% من وقتنا خارج المنزل في التواصل مع الآخرين. لكن أكثر من نصف هذا الوقت يتم إهداره بلا نفع. وقد يقضي الشخص، حسب بعض الدراسات، حوالي 3 إلى 5 أعوام من حياته في مقابلة أشخاص آخرين.
في مجال الأعمال، يقضي الأشخاص حوالي 25% من يومهم في المقابلات ويضيعون نصف ذلك الوقت.
إليك بعض المفاتيح الهامة للإستفادة من المقابلات وتجنب ضياع وقتك:

• – يجب أن يكون لديك هدف للمقابلة وتأكد من أن يكون واضحاً من البداية. اذا كنت أنت من نظم المقابلة فليكن أول ما تبدأ به بعد التحية هو “الهدف من هذه المقابلة هو كذا وكذا…” وهذا أمر بسيط لكنه مهم جدا حسب أبجديات ادارة الاجتماعات، أما إذا كنت مدعوا فقط فعليك أن تسأل المنظِّم عن هدف هذه المقابلة.
• – اعتبر وقتك الذي تمضيه في المقابلة استثمارا. انظر لكل شخص متواجد في المقابلة بشكل استثماري.
• – الطريقة المثلى لتوفير الوقت أثناء المقابلة هو عدم الذهاب إليها أصلاً ! إذا كان بإمكانك تجنب المقابلة فلا تذهب، احصل على التقرير لاحقاً. تحديد الأولويات يسري على كل شيء بما فيها مقابلة الناس.
• – تأكد من وجود جدول عمل خاص بالمقابلة، فإذا لم يكن لدى المنظم جدول عمل، اقترح عليه اعداد واحد وساعده في ذلك. ثم تعامل مع الأشياء الهامة أولا، وتأكد بعد انهائك لمساهمتك من أن بامكانك الإنصراف.
• – ابدأ المقابلة أو الاجتماع في الوقت المحدد وأنهه في الوقت المحدد. من بين أكثر الأمور التي تهدر الوقت أثناء المقابلات انتظار الشخص المتأخر وكذلك الحياد عن الموضوع الرئيسي الأهم والخوض في حوارات أخرى. من الأفضل افتراض عدم مجيء الشخص المتأخر وبدأ الاحتماع في الوقت المحدد.

“مفتاح النجاح في إدارة الوقت هو الإنضباط الشخصي”
“إدارة الوقت هي الإنضباط + التنفيذ”

يتبع … الجزء الثاني من أسرار النجاح