21 سر إذا طبقتها ستكون ناجحا وثريا – الجزء الثاني

كما ذكرنا في الجزء الأول فإن الوقت عملة ناذرة لا يمكن تعويض ما فات منه ولكن يمكن العمل على استغلال ما بقي منه. و من أفضل ما يمكن عمله لربح الوقت والتركيز في الأهم هو تجنب لصوص الوقت.

11- المقاطعات

كما قلنا سابقا، التركيز مع المهام يتطلب البقاء مع كل مهمة حتى تكتمل. لكن هناك دائما من سوف يأتي شخصيا أو يتصل بك هاتفيا ليقاطعك أثناء عملك دون أن ننسى إمكانية وقوع بعض الحوادث أو الوقائع الغير متوقعة أو الغير مرغوب فيها. لهذا يجب على المرء أن يعرف كيف يتفادى ضياع الوقت في مثل هذه الحالات.
أكثر الأمور إهدارا للوقت في العالم والتي تقاطع المرء خلال عمله، خصوصا في المكتب، هي المكالمات الهاتفية والزيارات بدون موعد أو الزيارات الإستثنائية.
إليك الحل الذي يلجأ إليه الناجحون:

أ- المكالمات الهاتفية:

عندما كنا صغارا كان الهاتف شيئا مُسليا وكنا نتهافت للإجابة على أي اتصال، ولا زلنا نكبر والهاتف يرافقنا كأداة للتواصل مع الأصدقاء والأحبة. اليوم لا تزال لدينا تلك النزعة للإجابة على أي اتصال هاتفي! أغلب الناس تجيب على الهاتف بدون مراعاة لأهمية الوقت. في الواقع يمكنك أن تتواصل بسهولة عبر الهاتف مع أي شخص لا يمكنك الإلتقاء به وجها لوجه، ببساطة لأن الناس لا تستطيع مقاومة الرغبة في الرد على الهاتف.
لكن كإنسان يُتقن إدارة الوقت والأولويات فأنت مطالب بالتَّمَيُّز، لهذا لا ترد على أي اتصال كيفما كان. أنا شخصيا لا أرد على الأرقام المجهولة. إذا كان من معارفي و يمتلك رقما جديدا ولم أُجب على اتصالاته فيمكنه إرسال رسالة نصية. أخبر معارفك ومن حولك بأنك لا تجيب على أي رقم مجهول وبالتالي هم سيعرفون ما يجب فعله.
لا ترد على أي اتصال من الوهلة الأولى، إذا كان الأمر مهما فإنه سيعيد الإتصال.
إذا كان بإمكانك تفويض الأمر فافعل. هذا عمل يمكن للسكرتير أو السكرتيرة القيام به بدلا عنك.
إذا أجبت على اتصال ما وسأل المتصل هل لديك دقيقة؟ أجبه لا. إذا علمت أن الأمر مهم فحدِّد له موعدا آخر ليتصل بك. ما يقع غالبا أن 90 في المائة من الناس ينسون أو يجدون حلا لمشكلتهم من دونك ولا يعيدون الإتصال.
إذا كان بإمكانك تأجيل مكالماتك كلها لوقت واحد فهذا أفضل. يمكنك كذلك أن تطفأ الهاتف أثناء عملك أو تجعله على وضع الطائرة. في حالة أمر مستعجل فالمتصل سيعاود الإتصال حتما. يمكنك تفعيل البريد الصوتي والإجابة على المتصلين دفعة واحدة فيما بعد. أو يمكنك تخصيص رقم خاص بالأمور المستعجلة لا يعلمه إلا من تثق به من المقربين الذين يعرفون أنك لا تحب أن يزعجك أحد أثناء العمل (الزوجة أو الزوج مثلا).
المهم هو أن لا تجعل نفسك أسيرا للهاتف.

ب- الزيارات:

الأشخاص غالبا لا يقدّرون الوقت كما تفعل أنت، فهم يُضَيِّعُون الوقت أينما حلوا وارتحلوا. يضيعون وقتهم و وقت غيرهم. ولأنهم لا يعرفون قيمة الوقت ولا يقدرون وقتهم فمن الطبيعي أنهم لن يهتموا لوقتك أنت.
هذه بعض التقنيات للتخلص من أمثال هؤلاء وحفظ وقتك من الضياع:
عندما يأتي شخص للتحدث معك دون سابق موعد فما عليك إلا أن تنهض. إذا لم تجلس فهو كذلك لن يجلس (إلا إذا كان وقحا بغض النظر عن مجيئه بغير موعد).
يمكنك حثه على الذهاب بطريقة غير مباشرة باستعمال جمل مثل: “… شيء واحد قبل أن تذهب…” أو ” أمر أخير قبل ذهابك..” أو “وأنت ذاهبك أرجوك اترك رقمك للسكريتيرة كي نتمكن من الإتصال بك لاحقا” …. ثم توصله للباب.
أحيانا سوف تضطر أن تقوم عند مجيء شخص مزعج وتقول “وجدتني على وشك الذهاب” ثم ترحل… سوف يضطر هو كذلك للرحيل ثم تعود لعملك.
يمكنك وضع لافتة (ورقة) على الباب مكتوب فيها “الرجو عدم الإزعاج”.
يمكنك ابتكار طريق أخرى تلائم ظروفك، طبيعة ومكان عملك.

ج- مواقع التواصل الإجتماعي ومواقع الترفيه:

منذ أربع سنوات أشارت بعض الدراسات إلى أن متوسط استعمال مواقع التواصل الإجتماعي ومواقع الفيديوهات والترفيه تصل إلى ساعة كاملة للفرد، في الوقت الحاضر تضاعف المتوسط ليصل إلى ساعتين كاملتين. المقلق في الأمر هو كون هذا الوقت الذي يضيع في تصفح الصفحات والمواقع لا يأتي بفائدة تُذكر إلا بنسبة ضئيلة جدا. والأمرُّ من ذلك هو ارتفاع نسبة الإصابة بالإكتئاب لدى مستعملي هذه المواقع بإفراط.
لهذا يجب عليك قبل الدخول لمواقع التواصل الإجتماعي أو أي موقع على الأنترنيت طرح السؤال التالي: ما الذي أريد أن أصل إليه؟ هل سينفعني هذا في المستقبل؟ كم من الوقت يلزمني؟
من الجيد تحديد وقت ضيق لتصفح كل تلك المواقع والإلتزام بعدم تجاوزه. خصص توقيتا للقيام بذلك (مثلا في المساء أثناء انتظار العشاء) أو في الصباح الباكر بالنسبة لبريدك الإلكتروني.
عندما تظهر لك منشورات تستدعي رغبتك في قرائتها أو مشاهدتها فاعلم انك بدأت تفكر في تضييع وقتك! أفضل شيء ستقوم به فورا هو إغلاق الموقع ثم العودة لأعمالك الأكثر أهمية.

12- التألق والأداء المُمَيَّز

بطريقة أخرى، التركيز على العمل لتحقيق النتائج المنتظرة: كن الرجل المناسب في المكان المناسب.
اطرح السؤال على نفسك: ما المطلوب مني أن أفعله ؟ ما هي المهام التي تلخص عملي أو وظيفتي؟ ما المنتظر وما المتوقع مني أن أعمله؟ ما الذي إن فعلته وأتقنته كان سيؤدي بي إلى الترقية مثلا؟
هل تعلم أن 90 في المائة من الناس لا تعرف ما الذي يُنتظر منهم أن يفعلوه وليسوا واثقين من ما يتلقون الأجر مُقابله!
إذا كنت تعمل لصالحك فأنت من يجب عليك تحديد مهامك، أما إذا كنت موظفا فيمكنك أن تضع لائحة بالمهام التي تقوم بها أو تظن أنها من مهامك الأساسية ثم اطلب منه أن يُرتبها حسب الأولوية وساعده في ذلك. سوف تندهش من النتيجة.
لماذا يجب تحديد المهام بهذه الطريقة؟ ببساطة لأنك لن تتمكن من العمل بشكل مميَّز وسيكون أداؤك غير مُرْضٍ وقد لا تستفيد من الترقيات ولا من العلاوات أو الزيادات في الراتب إلا إذا قمت بشكل جيد بالأعمال الأكثر أهمية التي تتلقى المال مقابلها.
عندما تعمل على أشياء غير مهمة لن يقوم أحد بشكرك ولا بمكافئتك حتى ولو بذلت فيها كل جهدك وأتقنت إنجازها، حتى أنت لن تحس بالرضى بل ستكون غير مرتاح ويمكن أن تحس بإحباط كبير مثل ما يقع فعلا للكثير من الناس.

13- دمج المهام

إذا كنت ستقوم بإعداد الفواتير أو كتابة رسائل أو إجراء مكالمات، فلتقم بذلك مرة واحدة وليس على فترات متفرقة. مثلا قم بتأجيل كل المكالمات لوقت واحد وقم بإجرائها جميعا… إعداد الفواتير للزبناء يمكن أن يتم كذلك في وقت محدد دفعة واحدة.
هذه الطريقة، أو ما يُمكن تسميته بمجموعات المهام، ستمكنك من ربح الكثير من الوقت عكس ما يقوم به الكثير من الناس، مثلا: اجراء مكالمة، ثم اعداد فاتورة، كتابة رسالة، القليل من هذا والقليل من ذاك… ثم اجراء مكالمة اخرى، اعداد فاتورة أخرى…

14- الترتيب

مكتبك يجب أن يكون مُرتبا، هندامك، حقيبتك، حاسوبك، مذكرتك… كل شيء في حياتك يجب أن يكون مرتبا.
من الناس من يقول: لا بأس أن يكون مكتبي غير مُرتب، فأنا أعرف أين يوجد كل شيء. ليس المشكل في قدرة المرء على تذكر مكان تواجد الملفات والأغراض، ولكن المشكل في استعمال مجهود زائد كان من الممكن ادخاره لعمل أهم، استعمال الذاكرة من أجل التغلب على عدم القدرة على الترتيب! الحل الحقيقي هو أخذ وقت قليل لترتيب كل شيء ثم التركيز مع الأشياء الأكثر أهمية.
لا داعي أن تستعمل ذكائك للتغلب على عدم قدرتك على التنظيم والترتيب.
المكتب الغير منظم يحتوي دائما على ملفات قديمة لم تعد في حاجة إليها وأخرى كان يجب أرشفتها. تذكر أن سلَّة المهملات قد تكون أفضل صديق لمن يعمل في المكتب !
من الأفضل تخصيص مكان للملفات المتعلقة بالمهمات الواجب إنجازها، ومكان للتي يمكن تأجيلها. و يُحبَّذ وضع لائحة بالمهمات أمامك مباشرة من أجل فعَّالية أكبر في التنظيم وربح لمزيد من الوقت.
قد يجد البعض صعوبة في ترتيب الملفات بحيث كل ملف يتفقده يجد به أمرا أو معلومة قد يحتاجها في المستقبل، فلا يعرف كيف ولا أين يضعه. إليك طريقة قد تسهل عليك الأمر:
قم بتخصيص مجلد لكل صنف من الأعمال وهذا ما سوف نسميه مجلد أعمال أو أفعال. ثم صنف الملفات حسب نوعية أو صنف العمل. يمكنك تخصيص مجلد ثانوي تجمع فيه الملفات حسب تصنيفات ثانوية. ثم تضع الملفات المتشابهة في المجلد. وتضع كل مجلد ثانوي في مجلد الأعمال الخاص به. باختصار ضع مجلد الملفات داخل مجلد الأعمال.
قبل تحديد أهمية الملف أو صنفه، اطرح على نفسك السؤال التالي:
ماذا سيحدث إذا لم أجد هذا الملف مستقبلا ؟
إذا كان الجواب: لا شيء سيحدث على الإطلاق. إذن فأفضل مكان تضع فيه الملف هو سلة المهملات.
إذا كان الجواب: لن أجد مشكلة ولكن فلان أو قسم الحسابات مثلا أو الفريق كذا هو الذي سيقع في مشكلة. إذن هذا الملف لم يعد من شأنك أنت بل يجب عليك التخلص منه بإرساله للقسم أو الشخص الذي يحتاج إليه.
ما قلناه سابقا في تنظيم المهمات والأولويات يمكن تطبيقه على الملفات. ما ليس مهما يجب التخلص منه، ما يمكن تفويضه لشخص آخر ليهتم به مثل السكرتيرة يجب إعطاؤه لهم وتحميلهم مسؤوليته.
بعد ذلك، يجب المحافظة على مستوى أناقة مكتبك وعلى الترتيب الذي وصلت إليه. كيف ذلك؟ عندما تعمل على ملف ما، فمن الطبيعي أن يبقى فوق مكتبك. لكن إذا أوقفت العمل عليه فيجب عليك إعادته إلى مكانه فورا. لا تسمح لنفسك بتركه فوق المكتب بدعوى أنك سوف تعود للعمل عليه فور الانتهاء من أمر آخر.
لا تترك شيئا على مكتبك إلا ما تعمل عليه. عندما تنتهي من عملك، أعد كل شيء للمكان الخاص به حتى يبقى مكتبك فارغا. المقصود بالمكتب هو مكان عملك أو وسيلة عملك. نفس القواعد يمكنك تطبيقها على حاسوبك أو حقيبتك.
لا تترك مكتب حاسوبك مليئا بالأيقونات وملفات وصور غير مرتبة، قم بتنظيم كل شيء باستعمال المجلدات. إذا كنت ممثل مبيعات مثلا فلا تضع في حقيبتك إلا ما أنت في حاجة إليه وليس أكثر من ذلك.
هناك دراسة تقول أنك إذا قمت بتنظيف مكان عملك وترتيب كل شيء بحيث يبقى مكتبك نقيا ولا يحتوي على ملفات مبعثرة ولا أوراق مشتتة، ولا شيء غير ما تعمل عليه، فإن إنتاجيتك سوف تزيد مباشرة ب20 إلى 40 في المائة ! وهذا ما لا يستطيع الكثير من الناس فهمه.
دراسة أخرى تُفيد بأن 95 في المائة من المدراء التنفيذيين يؤكدون أنهم لن يقوموا بترقية شخص فوضوي وغير مرتب ولن يقوموا بتكليفه بمسؤولية كبيرة.
إذا كنت فوضويا وغير مرتَّب، فإنك مهما عملت على تحسين صورتك، فالذين من حولك سيستنتجون أنك غير فعَّال وأنه لا يمكن الإعتماد عليك. حتى ولو كنت تقوم بعملك على أحسن وجه فسوف يعتقدون أنها مجرد صدفة.
لذا كن مرتبا. قف أمام مكتبك واسأل نفسك: أي نوع من الأشخاص سيعمل على مكتب مثل هذا؟ أي نوع من الأشخاص يمكنه العمل على هذا الحاسوب؟ أي نوع من الناس يمكن أن يسوق سيارة كهذه؟ أي نوع من الأشخاص يمكنه أن يعيش في هذا المنزل…

15- اختيار أوقات خاصة:

أفضل أوقات العمل هي التي لا يزعجك فيها أحد. أغلب الناس ينامون حتى السابعة أو أكثر وجُلُّ الناجحين والأغنياء يستيقظون فجرا ويبدؤون العمل مبكرا وغالبا ما يكملون أهم أعمالهم قبل أن يستيقظ الآخرون.
يجب التفريق بين الأعمال المكتبية والأعمال الإبداعية. الأعمال المكتبية والروتينية والأقل أهمية يمكن انجازها في أوقات العمل العادية، والأعمال الأكثر أهمية أو الأعمال الإبداعية أو التي تتطلب تركيزا أكبر ولها مردودية أكثر فإنها تتطلب تخصيص وقت خاص من أجل القيام بها على أحسن وجه.
غالبا ما يكون الصباح الباكر أفضل الأوقات حيث يمكن إنجاز ما يعادل عمل يوم كامل. العاقل لا يستطيع النوم بعد صلاة الفجر لأن ساعته البيولوجية ألفت بقائه مُستيقظا في هذه الفترة من النهار حيث ينجز أفضل أعماله وبعدها يجد راحة كبيرة مع إحساسٍ رائع كأنه ربح يوماً كاملا من عمره. أضمن لك إحساسا بالرضى عن نفسك إذا كنت تستغل الفترة الصباحية قبل أن يستيقظ أغلب البشر للقيام بأعمالك أو للدراسة أو الرياضة أو أي عمل ذو أثر حسن على مستقبلك.
إذا كنت تعمل بدوام كامل، قم بتجربة استراتيجية “ساعة التركيز”: اذهب إلى عملك مبكرا بساعة ثم ابدأ أعمالك. ستجد أنك أنهيت أعمالك المهمة قبل أن يبدأ الآخرون بالدخول… هذه الساعة التي سبقت بها الآخرين اعتبرها استثمارا من أجل راحتك. لأنها سوف تُزيل عنك ثقل العمل والاحساس بالضغط. التركيز وعدم المقاطعة يجعلك تُنهي أعمالك بسرعة وفعالية.
يمكنك العمل كذلك أثناء وقت الغذاء وساعات الذروة حيث يقل الإزعاج في العمل وتكتظ الطرقات، بعدها يمكنك الذهاب وقضاء حاجياتك بسرعة مستفيدا من قلة حركة السير.
يمكن كذلك استغلال أوقات السفر للعمل، ومن الأفضل اختيار مكان قرب النافذة إذا كنت تستعمل وسائل النقل العمومي كالقطار أو الطائرة وذلك لتجنب ازعاجك من طرف الركاب أثناء مرورهم.
باختصار، اختر أفضل الأوقات التي لن يُزعجك فيها أحد من أجل إنجاز أهم أعمالك.

16- استغلال الأوقات الإنتقالية:

تذكر أنك لن تتلقَّى من المال في هذه الحياة إلا بقدر إسهامك وبقدر المقابل الذي تدفعه أو تقوم به. وإذا أردت المزيد من المال والمزيد من النجاح فيجب عليك أن تدرس وتقرأ أكثر. فالأشخاص الأكثر نجاحا هم الذي يحصلون دوما على معلومات جديدة ويتعلمون باستمرار ويستغلون أي فرصة تثتاح لهم للتعلم وزيادة معارفهم.
في الواقع، المعرفة في كل المجالات تتضاعف اليوم كل خمس سنوات وأحيانا أقل بكثير. فمن كان مواكبا للجديد والتغيير فسوف يبقى في القمة وإلا فسوف يفوته الركب ويتأخر.
كيفما كان عملك أو اختصاصك، يجب أن تواصل التعلم لكي تبقى مُتميِّزاً. وأضعف الإيمان أن تتعلم شيئا جديدا في مجال جديد كل خمس سنوات.
أفضل ما يجب فعله هو تخصيص ساعتين يوميا للإستثمار في عقلك، للقراءة، لتلقي أو مناقشة معلومات جديدة، لمشاهدة فيديوهات تعليمية، تدوين ملاحظات، كتابة أفكار وتساؤلات والبحث عن أجوبة. إذا كنت تفعل هذا ساعةً فقط كل يوم فاعتبر نفسك ضمن المتأخرين، إذا كنت تفعل هذا ساعتين على الأقل في اليوم فاعتبر نفسك ضمن زُمْرَةِ الناجحين.
بعض الطرق للحصول على وقت إضافي من أجل التعلم وتطوير الذات:

• – استغل الوقت الذي تمضيه في الطريق نحو عملك: لأن المعدل السنوي للوقت الذي يضيعه الناس في الطرقات يتراوح ما بين 500 و 1000 ساعة كل عام. أي ما يقارب 20 إلى 40 يوما !
  من السهل أن تحسب الوقت الذي يضيع منك في الطريق يوميا. إذا افترضنا أن المسافة بين منزلك وعملك تتطلب 20 دقيقة فقط وأنك تذهب في الصباح ولا تعود وقت الغذاء، أي 40 دقيقة فقط في اليوم. هذا يعني أن الذهاب والعودة من العمل يأخذ من وقتك حوالي 10 أيام في السنة! وهو وقت كافي لتلقي دورة كاملة في أي مجال تختاره.
• – استمع إلى الكتب المقروؤة على شكل ملفات صوتية في طريقك إلى العمل أو أثناء القيام بأعمال يدوية روتينية لا تتطلب التركيز. الأشخاص العاديون يستمعون إلى المذياع و الموسيقى. أنت أفضل، يمكنك اختيار ما تريد أن تستمع له وتستثمر فيه وقتك. يمكنك آنذاك أن تصبح أفضل المتميِّزين والمُثقَّفين في مجالك في بلدك أو في العالم بمجرد استماعك للدروس الصوتية والكتب المقروءة كل يوم في طريقك وأنت ذاهب للعمل.
• -وقت الغذاء يأخذ من الناس العاديين ساعة كاملة على الأقل. لنفترض أنك تأخذ معك غذائك أو تقوم بما يلزم كي لا يأخذ منك الغذاء إلا نصف ساعة. فهذا يبقى وقتا كبيرا يمكن استغلاله للتعلم كذلك.
• -وقت الاستراحة و شرب القهوة أو الشاي… الشخص العادي يأخذ في المعدل فترتين من 20 دقيقة على الأقل لشرب القهوة، أي 40 دقيقة في اليوم. إذا قمت باستغلال ذلك الوقت للتعلم ولزيادة رصيدك في مجال ما فسوف تصبح خبيرا في ذلك المجال في عام أو عامين!
  لذا قبل أن تجلس لشرب الشاي أو القهوة تأكد أن لديك شيئا لتقرأه أو مادة صوتية تستمع لها.

إذا كنت في مجال الأعمال الحرة و فعلت هذا يوميا فتأكد أنك خلال عام أو عامين ستتمكن من تحقيق دخل بمقدار الضعف. إذا كنت موظفا في القطاع العام فسوف يكون من السهل عليك اجتياز الامتحانات المهنية من المرة الأولى وقد تتمكن من إبداع طرق جديدة وذكية في مجال عملك أو تحقيق مشروعك الخاص الذي سيغنيك عن العمل في القطاع العمومي.

ستحقق هذا في الوقت الذي يمضي باقي الناس أوقاتهم في قراءة صفحات الرياضة وتصفح مواقع التواصل الاجتماعي وأخبار الفنانين والفضائح وهم لا ينتبهون أن حياتهم تفوتهم بلا فائدة.

كل هذه الأوقات التي يمكن أن نسميها “هدايا من الوقت” يضيعها الناس ولا يستغلها إلا المتميزون. ذوو الأداء العالي يستغلونها لأنهم يعرفون أنها ثمينة، وذوو الأداء المنخفض والضعيف يُضيِّعونها لأنهم لا يعرفون أهميتها. أنت الآن تعرف قيمتها، فاستغلها جيدا وكُن من المتميزين وشُقَّ طريقك نحو مزيد من النجاح.

17- الهاتف والأنترنيت:

الهاتف له دور كبير في حياة الفرد والمجتمع، إذ أنه أداة للتواصل لا غنى للناس عنها. إلا أن استعماله مؤخرا انتقل من الدور الرئيسي في التواصل من حين لآخر نحو الرغبة في البقاء على اتصال دائم خصوصا عبر مواقع التواصل الإجتماعي وتعداه كذلك إلى الدور الترفيهي. حتى الأطفال يكبرون الآن وهم ينظرون إلى الهاتف على أنه وسيلة للعب والمتعة.
بالنسبة للجيل القديم، الهاتف شيء نتطلع إليه لأنه، ونحن أصغر سنا، ارتبط بالرومانسية والمرح والتواصل مع الأصدقاء والأشخاص المهمين، وكلما رن الهاتف تهافتنا للإجابة!
الأجدر أن يتغير ذلك عند الناس بعد تقدمهم في السن، وأن يدركوا أن الهاتف ليس إلا وسيلة للتواصل عند الضرورة، و آلة تكنولوجية للعمل الجاد مثل الحاسوب.

– القاعدة الأولى لإستعمال الهاتف: استعمله للضرورة فقط ثم أبعده عنك بسرعة. حاول دائما أن تُنهي المكالمات بسرعة. إذا كانت المكالمة مُهمة فحاول البقاء مركزا في الأهم ولا تقبل الخروج عن الموضوع.

– اجمع كل المكالمات لوقت خاص كآخر النهار مثلا لكي تبقى أنت المُتحكم وانت من يقرر متى يمكن أن يتواصل معك الآخرون.
– وقت العمل، لا تُجب على أي اتصال ليس له علاقة بالعمل. لا بد أنك قمت بتسجيل أرقام الزبائن والموظفين الذين تتعامل معهم، أي اتصال خارج هذه الدائرة لا تُجب عليه. يمكنك الاتصال به لاحقا. إذا كان الأمر مهما فهو من سوف يُعيد الاتصال. مع تكرار الأمر سيفهم الناس الذين يتصلون بك كثيرا أنك لا تُجيب على الهاتف أثناء العمل وسيحترمون ذلك.

– إذا تلقيت مكالمة ما، اسأل دوما “ماذا يمكنني أن أفعل من أجلك؟” أي ماذا تريد لكن بصيغة مُؤدَّبة. من الأفضل ألا تترك للمتصل المجال أن يُضيع وقتك، كن أنت المتحكم في المكالمة وأنت توجهه بالأسئلة دائما نحو فحوى المكالمة. سيكون للمتصل نزعة نحو السؤال عن الحالة الصحية والعائلية وربما أحوال الطقس… أعطه الجواب لِكُلِّ أسئلته في دفعة واحدة “الحمد لله”. ثم أتبعها السؤال المُوَجِّه بسرعة. مثال: “الحمدلله كل شيء بخير. كيف يمكنني أن أساعدك؟”

– اذا اتصل بك أحدهم وتبين أن الأمر ليس مهما أو أنه مضيعة لوقتك قم بتأجيل الأمر لوقت لاحق واطلب منه أن يعيد الاتصال بك… غالبا سينسى الأمر ولن يلومك أنت لأنك طلبت منه أن يتصل بك ولم تَعِدْهُ أنك ستتصل به.

– الإتصال أثناء العمل يجب أن يبقى في دائرة العمل، اعتبر أي مكالمة أثناء العمل على أنها اجتماع ولقاء عمل لا سلكي. إذا كنت أنت المُتصل فيجب إعداد جدول عمل يتضمَّن لائحة الأمور التي تحتاج أن تناقشها معه. عندما تنتهي اختم المكالمة بجملة مؤدبة مثل: “شكرا لك، الآن سأدع تذهب، أعرف أنك مشغول.” أو “شكرا جزيلا على وقتك، سأتركك الآن لتعود لعملك.”

ملاحظات:

* احرص أثناء مكالمات العمل أن تدون الملاحظات الجيدة، فمن الممكن مثلا أن تتفق مع المتصل على أمور مهمة عبر المكالمات ثم تنساها بعد ذلك فيما يكون هو قد دونها وعمل عليها باعتبار أنكما أبرمتما اتفاقا.

* لا تُجب على اي اتصال مهم دون أن يكون لديك قلم وورقة لتدوين الملاحظات. هذا أمر مهم لأنه يوفر الوقت ويعطي انطباعا عن كونك شخصا منظما ومحترما. من الشائع أن نعطي للمتصل رقم شخص آخر فيقول “انتظر لأبحث عن قلم وورقة…” ثم تنتظر.. “آه هذا القلم لا يكتب… أين القلم الأزرق الذي تركته هنا ! ” في مثل هذا الموقف أُفضِّل أن أقطع المكالمة وإذا كان الأمر مهما أرسل له المعلومة في رسالة نصية. أغلب الأشخاص الذين هم على هذه الشاكلة لن يذهبوا بعيدا في طريق النجاح إلا إذا غيَّروا من تصرفاتهم وأعطوا للوقت أهميته.

– بالنسبة للأشخاص المثرثرين والكثيري الكلام، يمكنك التخلص منهم بسهولة: “عفوا، هناك مكالمة مهمة تنتظرني، سأذهب الآن.” أو “أستسمحك، لدي عمل مهم أو مستعجل الآن، يمكنك الاتصال بي لاحقا”. أحيانا بعض الأشخاص نحبهم ولا نستطيع التخلص منهم بهذه السهولة، الحل سهل: استعمل مزيدا من الجُمل المؤدبة والتي تترك أثرا إيجابيا على المستمع. مثال: ” كم أتمتَّعُ بالتحدث معك، ولكن للأسف الأمور الجميلة تنتهي بسرعة، نحن مضطرون لأن نؤجل الحديث لمرة مُقبلة” أو “الحديث معك مشوق وممتع والصراح انه يحتاج لجلسة معك بدل التكلم في الهاتف، الآن علي الذهاب، سوف أعلمك متى أكون مستعدا للإلتقاء بك..”
أما الأشخاص الأقل قيمة أو الذين لا يحترمون أنفسهم فلا بأس من إنهاء المكالمة معهم بأي طريقة تراها مناسبة لهم. أحيانا يكون من الأفضل قطع المكالمة فجأة كأن الأمر خارج عن إرادتكما، أي أنها مشكلة تقنية أو انقطاع التغطية أو انتهاء الرصيد… وربما يكون الأمر عاديا بالنسبة له لأن أشخاصا آخرين يتصرَّفون معه على هذا المثل.

أغلبية الناس ليس لديهم أهداف ولا خطط ولا يفكرون أن يصبحوا ناجحين مثلك ولا يُقدِّرون الوقت مثلما تفعل أنت، و يظنون أنك مثلهم، لا يعطون أية أهمية لوقتهم فكيف سَيُولُونَ أهميَّةً لوقتك أنت! إذن لا تسمح لهم بتضييع وقتك الثمين، ولا بأس أن تُذكِّرهم بأهمية وقتك بطريقة غير مباشرة في كل مكالمة تتلقاها حتى تترسخ في أذهانهم أنك شخص مشغول.

18- الإنضباط في المواعيد:

إكتسب سمعةً حسنةً باحترامك للمواعيد.
عندما يكون المرء مُنظما ويستغل وقته بشكل جيد فمن السهل عليه الحضور إلى المواعد قبل الوقت المحدد. حضورك في الوقت يعني أنك إنسان تحترم نفسك وتحترم الآخرين. عدم حضورك في الوقت المناسب يُعتبر إهانة للشخص الذي ينتظرك وقد يكون مُشتاقا للقاء بك، وإساءةً لسمعتك وصورتك الشخصية لدى الآخرين.
كلما احترمت المواعيد، كلما زاد رضاك عن نفسك واحترامك لها وزادت سمعتك الحسنة لدى الناس. كم مرة سمعت الناس يتحدثون عن شخص يحترم المواعيد؟ كلما ذكر لي أحدهم شخصا منضبطا في المواعيد إلا وقرن صفته هاته بصفات أخرى من قبيل “إنسان مُحترم”، “إنسان جاد”، “شخص ذكي”، “إنسان مسؤول”، “شخص يمكن الإعتماد عليه”، “صاحب كلمة”، وهلم جرا من الصفات الحميدة، لا لشيء إلا لأنه يحترم المواعيد.
وإذا سألت مديرا تنفيذيا أو صاحب مشروع عن الشخص الذي سيوظفه من بين شخصين أحدهما قليل الخبرة ولكن منضبط المواعيد وآخر ذو تجربة لكنه يصل دوما متأخرا، فإنه سيجيبك بدون تردد “سأوظف الذي يحترم المواعيد” وهو على حق في ذلك: إذ أن العادات يصعب تغييرها أما الخبرة فيمكن اكتسابها. والموظف الذي يحترم مواعيده أوفر حظوظا للترقية وتقلد المناصب المهمة. أما الذي ليس منضبطا في مواعيده ولا يحترم الوقت فالأرجح أن سمعته سيئة ولن يُرَشَّح لمنصبٍ أكبر أو ترقية ولو كانت مردوديته في العمل كبيرة، كل ما سيُقال عنه أنه يصل دوما مُتأخرا ولا يمكن الإعتماد عليه.
لكي تصل لأي موعد في الوقت، عليك أن تخطط من قبل وترتب الأمور حسب الأولويات كما ذكرنا من قبل، ثم تذهب للموعد قبل الوقت. فمن الأفضل أن تصل قبل الوقت على أن تصل متأخرا بسبب أو بآخر. بعض الناس الناجحين لديهم قاعدة يحترمونها في كل موعد وهي الحضور مبكِّرا بربع ساعة، وهذا ما يطلق عليه البعض توقيت لامباردي نسبة إلى “فينس لامباردي” وهو مدرب أمريكي معروف خلال سبعينيات القرن الماضي لم يخسر أي موسم منذ أن أصبح مدربًا رئيسًا في دوري كرة القدم الأمريكية.
باختصار: إذا لم تصل قبل الوقت فسوف تصل مُتأخِّراً.
احترامك لوقت المواعيد يجعلك إنسانا مُتَميزا بسهولة لأن 95 في المائة من البشر لا يحترمون المواعيد.
من المشهور لدى الدول العربية أن الناس دوما ما تصل للمواعيد متأخرة بمعدل نصف ساعة إلى ساعة كاملة ! تأخرك عن المواعد يتعدى الإساءة لسمعتك وحدك إلى الإساءة لسمعة وطنك وفصيلتك وانتمائك.. و يجعلك مساهما في تأخر بلدك.
إذا كنت مُديرا أو مسؤولا عن التوظيف فلا تقم أبدا بتوظيف شخص يصل متأخرا في اللقاء الأول. فهذا التأخر إشارة حمراء أنه شخص لا يمكنك الإعتماد عليه ولا يملك ما يكفي من التحدي والمنافسة والقوة والتنظيم. إذا تأخر في أول موعد له فكيف سيكون في باقي المواعيد؟!
لا تجعل الموظفين لديك ينتظرون، فتأخرك يُعَدُّ إهانة لهم وعدم احترام لوقتهم الذي هو إضاعة لمصالحك وسير العمل لديك، ناهيك عن كونك تُرسل لهم إشارة بأن رئيسهم لا يحترم الوقت والمواعيد فكيف سيحترم حقوق موظفيه.
وأخيرا يجب ألا تنسى أي موعد، لأن عدم الحضور لموعد مع شخص ما إهانة أكبر من التأخر. لكي لا تنسى المواعيد والتوقيت يجب دوما تدوينها بالتفاصيل (موضوع الموعد، الزمان، المكان)، كما يجب على المرء أن يبقى مُركِّزاً أثناء حديثه او اجتاعاته. 10 دقائق من الإنتباه و التركيز في الإجتماع أحسن من ساعة تتخللها مقاطعات أو أشياء اخرى تسبب التشتت وعدم التركيز.

يتبع … في الجزء الثالث والأخير